Comment extraire des chiffres et des données d’une cellule Excel – Guide complet

Actuellement, Microsoft Excel est l’un des programmes les plus utilisés dans le monde pour créer des feuilles de calcul. En ce sens, vous pouvez utiliser cet outil pour contrôler divers processus nécessitant des calculs simples et complexes. Ainsi cela vous permettra de gagner du temps lors de l’utilisation des fonctions ou des formules pour obtenir le résultat souhaité.

À cette occasion, nous parlerons de la façon dont extraire des chiffres et des données d’une cellule excel de manière simple, car vous verrez qu’il existe différentes manières d’effectuer cette tâche, mais beaucoup d’entre elles impliquent un grand niveau de travail, en utilisant des formules imbriquées et même en programmant le développement en VB pour obtenir le résultat.

Dans de nombreux cas, les entreprises qui ont des catalogues ils doivent séparer les chiffres des lettres et c’est pourquoi ils se tournent majoritairement vers l’outil que nous propose Excel. Maintenant, pour cela, nous devons suivre certaines procédures.

En ce sens, l’extraction des nombres ne peut se faire par une seule formule. Bien que ce ne soit pas un processus compliqué, oui. nécessite plusieurs fonctions qui sont directement mis en œuvre. Autrement dit, chaque fonction a une autre fonction comme argument et ainsi de suite avec chacune d’elles.

Trouver la position de départ du nombre

Pour trouver la position de départ du nombre dans Excel, il faut implémenter trois fonctions. La première est la fonction FIND.. Maintenant, cette fonction fonctionne avec deux arguments ; le premier d’entre eux nécessite les caractères ou les chiffres que nous allons rechercher. Le deuxième argument nécessite la position de la cellule où se trouve la chaîne dans laquelle nous voulons trouver la position de départ du nombre.

Dans notre cas, la fonction find prend en premier argumentou un tableau contenant tous les nombres de 0 à 1, séparés par des virgules et regroupés par des crochets, cela indique qu’il s’agit d’un tableau. Maintenant, en supposant que la chaîne se trouve dans la cellule D2, la fonction ressemblerait à ceci : FIND({0,1,2,3,4,5,6,7,8,9},D2).

Cette expression nous donnera une matrice résultante, dans lequel nous verrons dans quelle position de la chaîne se trouve chacune des valeurs indiquées. Dans le cas de toutes ces valeurs qui n’ont pas été trouvées dans la chaîne, le résultat sera une valeur d’erreur.

C’est là qu’il est nécessaire d’utiliser notre deuxième fonction, appelée IF.ERROR. Eh bien, cette fonction inclut une condition qui vérifie s’il y a une valeur d’erreur dans les données indiquées; et s’ils existent, il les remplace par une autre valeur que nous indiquons.

Cela fonctionne avec deux arguments, le premier est les données où il vérifie si la valeur d’erreur existe, qui peuvent se présenter sous la forme de cellules ou de tableaux. La seconde est la valeur par laquelle ces données seront remplacées. Un exemple de notre cas serait le suivant : SI.ERROR({#VALUE!,9,3,#VALUE!,#VALUE!,#VALUE!,#VALUE!,5,10, two},’ ‘).

À présent, la troisième fonction est MIN. C’est le plus simple de tous; car il nécessite un seul argument de données numérique. La fonction extrait la valeur minimale de ces arguments. En continuant avec la nôtre, la fonction serait la suivante : MIN({,9,3,,,,,5,10,2}).

Trouver la longueur du nombre

Connaître la longueur du nombre dans une chaîne nécessite trois fonctions. Pour commencer, nous avons besoin de la fonction MID. Eh bien, cette fonction utilisé pour obtenir chaque caractère d’une chaîne individuellement dans un tableau résultant.

Pour implémenter la fonction MID, trois arguments sont nécessaires ; Nous allons expliquer les deux premiers. Eh bien, le premier argument, c’est la position de la cellule où se trouve la chaîne. Quant au deuxième argument, il s’agit de la fonction ROW.

La fonction ROW nécessite un seul argument, qui exprime le nombre de caractères extraits de la chaîne. Cet argument peut être indiqué sous la forme $1:$50. Ce qui indique qu’il faut extraire du premier caractère au nombre 50. Ceci en supposant que nous n’avons aucune chaîne qui dépasse ce montant.

Maintenant, un exemple de la fonction d’extraction serait le suivant : EXTRAE(D2,ROW($1:$50), 1).

Puisque la fonction MID nous donne un tableau de chaque caractère séparément, nous devons supprimer tous les caractères non numériques. Pour ce faire, nous devons multiplier la fonction MID par 1. Ainsi, seuls les caractères numériques restent et le reste est converti en valeurs d’erreur.

Finalement, nous allons implémenter la fonction COUNT. Cela nécessite un argument de caractère et renvoie le nombre de nombres qu’ils ont.

Utiliser le remplissage rapide

Pour faire en utilisant la fonction de remplissage rapide Vous devez suivre les étapes suivantes, mais non sans d’abord considérer que la liste des données alphanumériques que vous avez doit avoir un modèle, sinon, malheureusement, cette option ne fonctionnera pas et vous devrez utiliser des ressources telles que la programmation VB ou générer des fonctions imbriquées pour obtenir le résultat :

1. Considérant que vous avez un colonne avec une liste de données alphanumériques avec certains motifs, vous pouvez placer dans les colonnes que vous souhaitez, mais de préférence proches de celle-ci, la colonne où vous allez extraire les données numériques et la colonne de données (Lettres)
2. En supposant que dans la liste ou la colonne, le premier les données alphanumériques que vous avez sont ‘ABCP123NUM’vous devrez taper manuellement dans la colonne de données numériques l’expression 123
3. Écrivez maintenant dans les caractères de la colonne de données (Lettres) l’expression restante, par exemple ‘ABCP NUM’ ou ‘ABCPNUM’. Notez que les deux cas peuvent être valides, cependant, vous donnerez à l’outil la manière dont vous en avez besoin pour extraire les données. Dans le premier cas, vous avez deux groupes séparés par un espace et dans le second cas, vous avez l’expression sans espaces.

1. Une fois que vous avez terminé les étapes ci-dessus, vous devez choisissez l’expression que vous avez écrite dans la colonne de données numériques ainsi que les espaces vides correspondant aux expressions que vous souhaitez extraire d’Excel, c’est-à-dire en supposant que vous disposez de 300 données alphanumériques.
2. Après avoir écrit manuellement le premier d’entre eux, vous devez choisir les premières données écrites par vous et dans la même colonne les 299 autres espaces manquants.
3. Avec la plage choisie, allez dans l’onglet Outils de données et cliquer sur remplissage rapide. Le résultat sera l’extraction des données numériques dans les cellules vides, selon le modèle que vous avez donné au premier nombre extrait.
4. Maintenant, pour extraire les données de Lettres, vous devez faire le même processus que ci-dessus, mais en considérant que la colonne de travail sera celle correspondant aux données (Lettres). De la même manière choisir la plage de cellules dont le premier où vous avez tapé manuellement les lettres extraites de la première expression et cliqué sur remplissage rapide.

Caractères au début ou à la fin

Les les caractères en début de chaîne sont obtenus avec la fonction LEFT. Il a besoin de deux arguments, le premier est la position de la cellule et le second est le nombre de caractères à extraire, à partir du premier caractère.

Exemple, si la chaîne située dans la cellule D2 est ‘ABCDEF123GHI’ et la fonction est GAUCHE(D2,5). Le résultat obtenu est la chaîne ‘ABCDE’.

D’autre part, si vous voulez obtenir les derniers caractères d’une chaîne, la fonction requise est RIGHT. Comme le précédent, il nécessite deux arguments ; le premier est la position de la cellule et le second est le nombre de caractères à extraire.

Par exemple, si la chaîne placée dans la cellule D2 est ‘ABCDEF123GHI’ et la fonction est RIGHT(D2,6). Le résultat sera la chaîne ‘123GHI’.

caractères intermédiaires

Les caractères intermédiaires sont extraits à l’aide de la fonction MID. Maintenant, trois arguments doivent être fournis. Le premier est la position de la cellule où se trouve le texte. Le deuxième, est la position à partir de laquelle commencer l’extraction. Le dernier concerne le nombre de caractères à extraire.

Exemple, dans la cellule D4, il y a la chaîne ‘GHIJKLMN’ et la fonction est MID(D4,3,4). La chaîne résultante sera ‘IJKL’.

Le premier mot est obtenu en utilisant deux fonctions. La première est la fonction FIND, elle est utilisée pour obtenir la position d’une partie de la chaîne lorsqu’elle est rencontrée pour la première fois. Dans ce cas, le premier argument est un espace entouré de guillemets simples comme si ‘ ‘; c’est parce que l’espace est notre indicateur de la fin d’un mot. Le deuxième argument est la position du texte.

La deuxième fonction est GAUCHE, que nous avons expliquée plus tôt. Dans ce cas, le deuxième argument est à la fonction FIND moins une position ; depuis si la position de la dernière lettre du premier mot est calculée.

Exemple, si dans la cellule D2 il y a le texte suivant ‘abcde fghi jklmn’ et nous utilisons la fonction LEFT(D2,FIND(”,D2)-1). Le résultat est la chaîne ‘abcd’.

Il y a de nombreux avantages que vous aurez en utilisant cet outil Excel, mais sans aucun doute le plus important sera le gain de tempscar vous verrez que pour les tables avec peu de données, l’utilisation de cette fonction ne fera pas beaucoup de différence.

Cependant, lorsque vous avez quelques centaines ou milliers de données à analyser, il sera utile d’avoir ce processus, car vous économiserez peut-être des heures de travail dont vous pourrez profiter pour d’autres activités.

D’autre part, vous aurez un autre avantage direct important et c’est que vous pourrez éviter les erreurs de transcription des données qui sont très courants lorsque vous devez gérer manuellement d’énormes quantités de données.

Considérations finales

Enfin, il est important que vous possédiez ou disposiez de divers outils pour réaliser efficacement vos tâches, c’est pourquoi il vous sera bon de savoir utiliser la fonction Extraire dans Excel, puisque ce sera un plugin pour extraire des données nécessaire à partir d’une liste.

Aussi, vous devez savoir que certaines versions d’Excel n’ont pas l’option de remplissage rapide activéepour cela vous pouvez consulter le procédure d’activation de remplissage rapide sur la page officielle de Microsoft.